مدیریت تحول سازمان

مدیریت تحول سازمان چیست؟

 تحول سازمانی امری اجتناب ناپذیر در سازمان های امروزی است که صرفنظر از تعداد پرسنل و نوع خدمات ویا محصولات تولیدی، که در پاسخ به یک تغییر برنامه ریزی شده یا ناخواسته باید در سازمان اجرا شود.

یکی از مهمترین اقدامات لازم در زمان تحول سازمان، رفع تعارضات درون سازمانی و به حداکثر رساندن سازگاری عناصر سازمان با تحول ایجاد شده است. همچنین از جمله مهمترین موارد دیگر که پس از یک تحول در سازمان باید به آنها نگاه ویژه داشت عبارتند از تعامل با دنیای بیرون (مشتریان و رقبا)، ُارتقاء تکنولوژی و انطباق با قوانین و مقررات نهاد سیاست گذار است.

پس با توجه به عوامل فوق می توان گفت در پاسخ به هر تغییر کلان باید تحولی در سازمان صورت گیرد تا با شرایط جدید منطبق گردد که اساس این تحول سازمانی مبتنی بر افزایش بینش و آگاهی حاصل از پویایی گروه های کاری و تغییرات برنامه ریزی شده است. به عبارت دیگر مدیریت تحول به سازمان امکان پویایی و سازگاری بیشتر با اکوسیستم خود را می دهد و از این طریق بقاء سازمان را تضمین می کند.

آنچه در طی یک فرآیند تغییر و تحول در سازمان بیش از سایر موارد دستخوش تغییر می گردند عبارتند از افراد، وظایف آنها و نحوه چگونگی انجام این وظایف که علاوه بر آموزش صحیح نیازمند ایجاد انگیزش در افراد و رفع تعارضات درونی آنها هستیم تا انجام وظایف جدید را در جهت نیل به اهداف گروهی و منافع فردی بدانند و در نهایت این نگرش به شرط آنکه بطور صحیح در افراد نهادینه شود می تواند منجر به بقاء و پایداری سازمان شود.

ماحصل علوم مدیریت، برنامه ریزی مالی و تخصیص بودجه و آموزش و انگیزش منابع انسانی برای همکاری تحت شرایط جدید “مدیریت تحول سازمان” نام می‌گیرد، که برای بهبود سازگاری و تطبیق بین افراد و سازمان، بین سازمان و محیطش و میان عناصر و اجزاء موثر در حفظ و نگهداری سازمان (نظیر استراتژی، ساختار و فرآیندها)، رهنمودهایی ارائه می دهد. این رهنمودها از طریق برنامه ها و فعالیت های ایجاد تغییر که هدف آنها رفع مشکل در شرایط خاص و مسئله ساز است، اجرا می شود.

فرهنگ سازمانی و پذیرش تحول در سازمان

هرچند مشاوران مدیریت تحول در کنار مجریان طرح تحول سازمانی به منابع انسانی سازمان می آموزند که چگونه مسائل و مشکلات خود را حل کنند اما تا زمانیکه هرم مدیریت سازمان نوک تیز باشد و مدیریت ارشد سازمان نگرش خود محور و کنترل گر خود را اصلاح ننماید نه تنها این امر محقق نمی شود بلکه منابع انسانی به شدت سرخورده و مایوس می شوند زیرا میبینند آنچه آموخته اند در عمل قابل استفاده نیست و مغز مرکزی سازمان است که بر همه جوانب امور محاط و آنها صرفاً امر بر این هسته متمرکز قدرت هستند و در نهایت توان عملیاتی آنها صرفاً به دلیل کاهش انگیزش (و نه کمبود دانش) تحلیل می رود.

در ادبیات تحول سازمان از این موضوع با عنوان نوسازی خویشتن (self-renewal) یا یادگیری چگونه آموختن (learning how to learn) یا یادگیری سازمانی (organizational learning) یاد می‌شود و پیش نیاز این امر آن است که قبل از ایجاد هر برنامه ای برای تحول از خود بپرسیم اولاً آیا سازمان ما واقعاً نیازمند تحول است؟ و ثانیاً آیا در مدیران ارشد ظرفیت پذیرش چنین تحولی وجود دارد و در صورت نیاز آیا می توانند از حیطه فرمانروایی خود کمی کوتاه بیایند؟ این ها سئوالات بسیار بنیادی و مهمی است که پاسخ به آنها از ضروریات تحول سازمانی محسوب می شود.

از منظری دیگر تحول سازمان به شدت به فرهنگ درون سازمانی بستگی دارد. بر خلاف آنچه در تصور عامه میگذرد و نقش منابع مالی یا منابع انسانی را در موفقیت یک سازمان پر رنگ تر می بینند، آنچه کلیه منابع سازمان را به هم پیوند میزند و موجب می شود حتی کارکنان از منافع شخصی خود در جهت نیل به اهداف جمعی دست بکشند، فرهنگ سازمانی است.

در جوامع که یک سازمان میتواند به عنوان نمونه ای کوچکتر از جامعه شهری یا کشوری محسوب شود، همانا عنصر فرهنگ است که سبب پیوستگی  جامعه با یکدیگر، انسجام و دفاع در مقابل تهدیدها و از خودگذشتگی و حذف تعارضات می‌شود.

فرهنگ متعالی همچون روح در کالبد جامعه دمیده می‌شود و می تواند منابع قلیل جامعه را چنان در هم بیامیزد و پیکری واحد بسازد که همه اعضاء جامعه مورد بحث همچون پیکری واحد در جهت هدفی مشخص گام بردارند و نه تنها در دستیابی به اهداف مشترک حس کمبود وجود نداشته باشد، بلکه انجام وظایف سخت نیز لذت بخش گردد. به عبارت دیگر این فرهنگ است که خلاء موجود میان رنگ و نژاد و زبان های مختلف را پر میکند و پیکری واحد از اجزاء منفک می سازد تا برای دستیابی به هدفی مشخص تک تک افراد خود را موظف بدانند تا با تمام وجود و توان تلاش کنند و از دستیابی به هدف نیز حداکثر لذت را ببرند.

اصلاح فرهنگ سازمانی و حتی برنامه ریزی فرهنگی یکی از مهمترین دغدغه های یک مشاور مدیریت تحول است. به جرأت می توان گفت اکثر سازمان ها حتی اگر نیاز به تحول سازمانی نداشته باشند قطعاً نیازمند اصلاح برنامه ریزی فرهنگی و ارتقاء آن هستند. زیرا فرهنگ کمیت پذیر نیست که بتوان آنرا با اعداد و ارقام و نسبت‌ها سنجید و انحطاط آن نیز چنان خزنده و خاموش صورت می‌گیرد که تنها زمانیکه یک جامعه به وضعیت بحران فرهنگی می‌رسد زنگ های هشدار به صدا در می‌آیند.

مشاورین مدیریت تحول و ویژگی آنها

تفاوت اساسی بین تحول سازمانی و دیگر برنامه های بهسازی سازمان در نقش مشاوره ای کارشناس تحول و نوع ارتباط با متقاضیان تحول سازمان است. مشاوران تحول سازمان نوعی رابطه مبتنی بر اعتماد متقابل با اعضای سازمان برقرار می کنند، بطوریکه آنها با یکدیگر مسائل و مشکلات و فرصت ها را تشخیص داده و اقدامات عملی در مورد آنها صورت می دهند.

نقش مشاوران تحول سازمان نوعاً عبارت است از نظم دهی به فعالیت ها به منظور کمک به اعضای سازمان در حل مسائل و مشکلات خود و کمک به آنها تا یاد بگیرند که کار را به نحوی بهتر انجام دهند. اما با توجه به نوع فعالیت سازمان طیف خدمات مشاور تحول، گسترده تر یا تخصصی تر می شود.

معمولاً بهترین مشاوران تحول سازمانی آنهایی هستند که دانش آکادمیک مدیریت دارند و در چندین صنعت مختلف نیز کارکرده اند ویا خودشان صاحب کسب و کار مستقل بوده اند زیرا چنین مشاورانی نه تنها از منظر مدیریت وبا یک تفکر آکادمیک به تحول می‌نگرند بلکه میتوانند عواقب تغییرات را بسنجند و اثر آنرا در لایه های مختلف سازمان از خط تولید کالا و خدمات تا مباحث مالی و بازاریابی و سهم بازار ارزیابی و چاره اندیشی کنند.

پس بطور خلاصه می توان گفت مشاوران تحول سازمان علاوه بر آن که با اعضاء نوعی تشریک مساعی دارند می توانند بهترین تغییرات برنامه ریزی شده را پدید آورند و به سازمان کمک شایانی در جهت اثرات منفی تغییرات برنامه ریزی شده و تغییرات غیر برنامه ریزی شده نمایند و از این جهت ریسک مواجهه با انواع تغییرات را به طرز چشمگیری کاهش دهند و اثرات سوء آنرا طی یک برنامه بهسازی و معماری مجدد سازمان تا حد امکان خنثی نمایند.

مشاوران تحول تعلیم دهنده هستند و از این حیث بهترین آنها مشاورانی هستند که دامنه اطلاعات کاربردی آنها بالا باشد، قدرت بیان و انتقال مباحث آموزشی را داشته باشند و بتوانند آموزش ها را بر پایه تجربه خود ارائه دهند.

مشاوران تحول باید بتوانند یک برنامه آموزشی علمی و کاربردی صحیح برای سطوح مختلف سازمان پی ریزی کنند و طی یک برنامه آموزشی مدون پرسنل را برای مواجهه با شرایط جدید آماده کنند و با استفاده از مثال های کاربردی (Case Study) مباحث مورد نظر را در ذهن مخاطب نهادینه کنند و بدین ترتیب ذهن اعضای سازمان را برای یافتن راه حل‌های اثربخش در مواجهه با مشکلات غیر قابل پیش بینی ورزیده کنند که این متعالی ترین نقش مشاوران تحول در امر تسهیل گری است و سبب می‌شود به مرور زمان سازمان توانمند تر شود و کارکنان “امر بر” به کارکنان “چاره جو” تبدیل شوند که این امر اثری شگرف در چابکی سازمان دارد و قدرت رقابت سازمان را تقویت می کند.

جایگاه مشاوران تحول سازمان

رهبران و مشاوران تحول به کمک یکدیگر برنامه های تحول سازمان را اداره می کنند. مجریان تحول سازمان همواره نیازمند مشاورینی هستند که در این زمینه علم و تجربه کافی داشته باشند و آموزش های آکادمیک لازم و کافی گذرانده باشند.

علاوه بر آن بر پایه تجربه شخصی گلوگاه های پویایی و تغییر سازمان را بخوبی بشناسند و به یاری این مشاورین بتواند سازمان را از مشکلات آتی بخصوص در حوزه منابع انسانی و بودجه بندی و نقطه تلاقی این موارد با مسایل فنی سازمان مصون دارند. این افراد ممکن است عضو سازمان باشند (مشاوران داخلی) یا از خارج از سازمان دعوت به مشاوره شوند (مشاوران خارجی ).

در هر سازمان پس از یک تغییر قابل توجه نشانه هایی بروز می کند که بیانگر نیاز آن سازمان و مدیران آن به حمایت و پشتیبانی یک مشاور مدیریت تحول است. به عنوان مثال پس از یک تغییر مثبت در سازمان، رهبر آن سازمان با وضعیتی نامطلوب مواجه می شود و در پی تغییر آن بر می آید اما هر چه تلاش می کند بجای بهبود وضعیت تعارض های درون گروهی در حوزه منابع انسانی بیشتر نمایان می شوند، اعتراضات بالا میگیرد، شکایات ناشی از قیاس حقوق و دستمزد کارکنان با یکدیگر بیشتر می شود، سطح کارایی کاهش می یابد و کارکنان بیشتر از قبل در گوشه گوشه سازمان جلسات غیر رسمی تشکیل می دهند، جناح بندی و منفعت طلبی گروه های کاری بیشتر می شود و در نهایت بهینگی عملکرد به حداقل ممکن می رسد و سازمان در بدترین شرایط تاریخی خود قرار می گیرد. در چنین حالتی مدیر نا آگاه دست به اقداماتی می زند که این چرخه معیوب را بیش از این نیز تقویت می کند و همانند دست و پا زدن در باتلاق، سازمان را بیشتر در ورطه نابودی فرو می برد. مثلاً با این نگرش که ممکن است ریشه این امر به کارکنان قدیمی و اطلاع و آگاهی آنها از شرایط قبلی شرکت بر می گردد، اقدام به اخراج کارکنان با تجربه قبل می کند یا شرایطی را فراهم می کند که فشار بر این افراد بیشتر شده و استعفاء دهند. و یا حتی برخی مدیران ممکن است ریشه این امر را در بحران های مالی جستجو کنند و به دنبال تأمین منابع مالی بیشتر باشند غافل از اینکه حتی ریشه بسیاری از مشکلات مالی سازمان در عملکرد نا مناسب و بهینه نبودن فرآیند ها، فعالیت ها و نارضایتی منابع انسانی که دستخوش تغییرات خرد و کلان شرکت شده اند می باشد.

برای گذار از یک شرایط نامطلوب که در اثر تغییر و تحول سازمان صورت می گیرد قطعاً نیازمند مشاور تحول سازمانی هستیم زیرا او با یک نگاه کل نگر از زاویه تطبیق شرایط با تحول جدید می تواند معماری جدیدی بر خرده بنای تخریب شده سازمان انجام دهد و دوباره نه تنها پیکره سازمان را مستحکم تر از قبل بسازد بلکه با کمک به چیدمان درونی سازمان نیز کارایی سازمان را بالا برده و بهینه سازی را به حداکثر برساند که نتیجه آن در نهایت حتی در صورت های مالی یک شرکت به شکل سودآوری کاملاً مشهود و محسوس خواهد بود.

اگر شرکت یا سازمان شما هم اکنون نشانه هایی نا مطلوب ناشی از تغییرات خرد یا کلان را بروز داده است، درنگ نکنید و تا مسائل پیچیده تر از این نشده و قابل جبران است هم اکنون با یک متخصص تحول سازمان تماس بگیرید و با مساعدت ایشان به کنکاش و بررسی نقاط بحران زا و گلوگاه های سازمان بپردازید.

موضوع مهم دیگری که در تحول سازمان حایز اهمیت است، مشارکت گسترده اعضا و مدیران سازمان در تحقق آن است. بخاطر داشته باشید که هر چند مشاورین تحول سازمانی افرادی آگاه و با تجربه هستند اما در هر صورت نیازمند عزم و اراده رهبر سازمان و تفیظ اختیار به مشاور جهت جذب نیروی جدید، حق دستور دهی به افراد سازمان و استفاده از آنها به منظور کمک در طراحی و اجرای برنامه های مدیریت تحول هستند.

بخاطر داشته باشید که بکارگیری یک یا چند مشاور تحول در سازمان نه تنها هزینه ساز نیست بلکه یک سرمایه گذاری بلند مدت و سودآور است که ده ها برابر آنچه در این راه هزینه می کنید را از طریق ارتقاء سطح عملکرد کارکنان و بهینه سازی عملیات و فرآیندها در میان مدت به شما باز می گرداند. همچنین باید حتی الامکان، تعداد زیادی از افراد به منظور اجرای برنامه های تحول سازمان آموزش داده شوند و به کار گرفته شوند زیرا از این طریق فرآیند انطباق پذیری سازمان با شرایط جدید سرعت بخشیده خواهد شد و بدین ترتیب یک استراتژی جامع و کلی تدوین می شود که شامل سلسله ای از فعالیت های هم افزا و اثر بخش است که در نهایت سازمان را به سمت اهداف مطلوب مورد نظر سوق می دهد.

اهداف برنامه های تحول سازمانی:

صرفنظر از نوع سازمان و صنعت آن، برنامه های مدیریت تحول همواره به دنبال محقق کردن سه هدف عمده زیر هستند.

• تطبیق و بهبود کارایی افراد، گروهها و ساختار سازمان با شرایط جدید.
• رفع تعارض وظیفه و منافع افراد در سازمان به سبب تغییر جایگاه شغلی یا طبقه بندی مشاغل جدید.
• انتقال روش و مهارت‌های ضروری که اعضای سازمان را قادر خواهد ساخت پیوسته کارکرد خود را بر اساس آنها بهبود بخشند.

درنتیجه همانطور که از این فهرست قابل درک است، یک برنامه تحول سازمانی یک شبه قابل اجرا نیست و مجموعه ای از فرآیند ها، فعالیت ها و آموزش های هدفمند، توجیه پذیر (از لحاظ وقت و هزینه)، توسعه پذیر، بلند مدت و برنامه ریزی شده است.

همچنین اگر دقیق تر به سازمان ها نگاهی بیندازیم به راحتی درک میکنیم که بخش عمده ای از مشکلات ناشی از تغییر در سازمان ناشی از  مشکلات افراد مشغول به کار در سازمان است که به فرآیندها سرایت می کند یا به نحوی غیر مستقیم در آنها مستتر است.

لذا در حوزه تحول سازمان علاوه بر اجرای برنامه مدون تحول، توجه به مسائل و مشکلاتی از قبیل: روحیه ضعیف کارکنان و عدم وجود حس همکاری و تعامل، بهره وری پایین، کیفیت نامطلوب کالا و خدمات، تعارض بین افراد، تعارض بین گروهها، اهداف بلند و کوتاه مدت نامشخص (چه استراتژی سازمان، چه اهداف واحدها)، سبکهای نامناسب رهبری، عملکرد گروهی ضعیف، ساختار سازمانی نامناسب، طرح شغل نامناسب و سر ریز کار، کم توجهی به عوامل و رفتارهای بحران زا، روابط عمومی ضعیف با مشتریان سازمان، تعارض و تداخل بین وظایف و اهداف گروه های کاری و مسائلی از این قبیل حائز اهمیت اند. به طور خلاصه در مواردی که از افراد، گروهها و سازمان ها به نحو بهینه استفاده نشود، مدیریت تحول سازمانی می تواند شرایط را بطور محسوسی بهبود بخشد.